چگونه ایمیل خود را مدیریت کنیم؟
مدیریت ایمیل :
مدیریت ایمیل زمینه خاصی از مدیریت ارتباطات برای مدیریت حجم بالای نامه‌های الکترونیکی دریافت شده توسط سازمانها است. امروزه ، مدیریت ایمیل یکی از مولفه‌های اساسی مدیریت خدمات مشتری است.
مراکز تماس خدمات مشتری در حال حاضر از عوامل مدیریت ایمیل به همراه عوامل پشتیبانی تلفنی استفاده می‌کنند و معمولاً از راه حل‌های نرم افزاری برای مدیریت ایمیل استفاده می‌کنند.
تعداد بالای ایمیل‌های موجود در صندوق‌های ورودی ، پوشه‌های ارسال شده و پوشه‌های موارد پاک شده سازمان را در معرض خطر قرار داده و بر عملکرد سرورهای ایمیل در سازمان تأثیر منفی می‌گذارد.
سرورهای ایمیل هرگز به گونه‌ای طراحی نشده‌اند که به عنوان مخزن تعداد زیادی از ایمیل‌ها عمل کنند. سیستم‌های مدیریت ایمیل به طور متمرکز ایمیل‌های ایجاد شده و دریافت شده را ضبط می‌کنند.
داده‌های فرعی مربوط به ایمیل‌ها را می‌توان ضبط کرد تا امکان مدیریت و بازیابی این اطلاعات فراهم شود. بایگانی ایمیل یکی از رایج‌ترین برنامه‌ها برای مدیریت ایمیل است. این راه حل‌ها در ابتدایی‌ترین حالت ، پیام‌ها را از برنامه پیام رسان کپی یا حذف می‌کنند و در مکان دیگری ذخیره می‌کنند.
در برخی از این راه حل‌ها ، پیام‌ها بایگانی نمی‌شوند ، اما پیوست‌ها در پیام جایگزین می‌شوند. سیستم‌های مدیریت ایمیل بخشی از یک راه حل کلی هستند. فقط 10٪ از سازمانها ابتکار مدیریت ایمیل را در سراسر شرکت به اتمام رسانده‌اند ، حتی در سازمانهای بزرگتر ، 17٪ برنامه‌ای برای انجام این کار ندارند.
مقاله پیشنهادی : آموزش هک جیمیل
چرا مدیریت ایمیل مهم است؟
طبق آمار ، تعداد ایمیل‌های ارسالی و دریافتی روزانه در سراسر جهان حدود 280 میلیارد است. پیش بینی می‌شود تا سال 2022 این تعداد به 330 میلیارد برسد. بدون داشتن یک استراتژی فکر شده برای مدیریت ایمیل ، مردم اغلب خود را قادر به مدیریت به موقع ایمیل‌های دریافتی نمی‌دانند و سرانجام با صندوق و پیام‌های زیادی مواجه می شوند.
خوشبختانه ، یادگیری چند نکته اساسی در زمینه مدیریت ایمیل اغلب برای دستیابی به Inbox Zero کافی است ، به این معنی که ایمیل خوانده نشده‌ای برای شما باقی نمی‌ماند.
چگونه ایمیل را مدیریت کنیم؟
اکثر نکات مربوط به مدیریت ایمیل فقط روشهای مختلف دستیابی به این هدف است که شما ایمیل‌های غیر مهم را از ایمیل‌های مهم جدا کنید. به تعویق انداختن هرگونه ایمیل برای بعداً دستورالعمل مناسبی نیست .
اگر در هنگام باز کردن ایمیل نمی‌توانید به آن پاسخ دهید ، از ویژگی تعویق استفاده کنید تا آن را فراموش نکنید. به هر حال ، شما نمی‌خواهید یک فرصت شغلی را از دست بدهید .
- نرم افزارهای مدیریت ایمیل
این روزها بحث مدیریت ایمیل موضوع بسیار مهمی است. تعدادی برنامه مدیریت ایمیل وجود دارد که می‌توانید برای کمک به آنها مراجعه کنید. اگر از چندین صندوق ورودی استفاده کنید ، یا اگر ایمیل‌های خوانده نشده زیادی داشته باشید، نمی‌توانید همه آنها را به صورت واقعی سازماندهی کنید.
با برنامه‌های مدرن مدیریت ایمیل ، می‌توانید به سرعت هزاران ایمیل را سازماندهی کنید ، کارهای مشترک مدیریت ایمیل را خودکار کنید و چندین صندوق ورودی را از یک مکان واحد مشاهده کنید.
- MailStore Server
سرور MailStore یکی از نرم افزارهای مدیریت ایمیل برجسته در جهان برای بایگانی ایمیل است. نصب آن آسان و به تعمیر و نگهداری نیاز ندارد. مشاغل میتوانند از تمام مزایای بایگانی کردن ایمیل‌های مدرن و ایمن MailStore Server بهره‌مند شوند.
این نرم افزار 1: 1 نسخه از کلیه ایمیل‌ها را در بایگانی ایمیل مرکزی ایجاد می‌کند تا از امنیت و در دسترس بودن مقدار زیادی داده در طی یک سال اطمینان حاصل کند. کاربران همچنان میتوانند با استفاده از Microsoft Outlook ، MailStore Web Access یا دستگاه‌های تلفن همراه مانند رایانه لوحی یا تلفن‌های هوشمند به ایمیل خود دسترسی پیدا کنند و با سرعت نفس‌گیر از طریق آنها جستجو کنند.
سرور MailStore این هزینه‌ها را کاهش می‌دهد همچنین به کاهش خطرات مالی ناشی از از دست رفتن داده‌ها یا درگیری‌های قانونی کمک می‌کند. سرور MailStore یکی از راه حل‌های برجسته در جهان برای بایگانی ایمیل است.
مشتریان آن شامل هزاران مشاغل و سازمانهای کوچک و متوسط از همه بخشها و همچنین ارگانهای دولتی ، ارگانهای اداری و سایر نهادهای عمومی هستند. MailStore جامع‌ترین راه حل‌های بازار را از نظر عملکرد ، ثبات و سادگی برای پاسخگویی به نیازهای خاص بایگانی ایمیل‌ها ارائه می‌دهد.
می‌توانید نسخه آزمایشی 30 روزه را به صورت رایگان بارگیری کنید. فقط چند دقیقه پس از نصب ، اولین ایمیل‌های خود را به صورت آزمایشی بایگانی خواهید کرد. هیچ خطری وجود ندارد ، زیرا هیچ تغییری در سیستم‌های موجود شما ایجاد نمی‌شود.
مقاله پیشنهادی : ساخت جیمیل
- Clean Email
Clean Email یک برنامه مدیریت ایمیل با کاربرد آسان و در عین حال فوق العاده قدرتمند است که می‌تواند به شما کمک کند در کمترین زمان به صندوق صفر برسید. Email Clean با همه ارائه دهندگان خدمات رایانامه محبوب کار می‌کند و کار طاقت فرسای پاکسازی صندوق ورودی را به چند کلیک ساده کاهش می‌دهد.
با پاک کردن خودکار ایمیل‌های مرتبط در بسته‌های مدیریتی آسان مانند ایمیل‌های بازاریابی ، ایمیل‌های بزرگ یا ایمیل‌های شبکه‌های اجتماعی ، Clean Email به شما امکان می‌دهد همه ایمیل‌های خود را در کمترین زمان مدیریت کنید.
با Clean Email ، می‌توانید با پیکربندی برنامه برای انجام کارهای مختلف ، مدیریت ایمیل‌های خود را کاملاً خودکار کنید. اگر بعضی اوقات برای حفاظت از صندوق ورودی خود در برابر اشتراک‌های ناخواسته تلاش می کنید، می‌توانید از ویژگی Smart Subsubscribe Clean Email استفاده کنید تا مطمئن شوید که خبرنامه‌ها ، اشتراک‌های ناخواسته و ایمیل‌های ناخواسته دیگر در صندوق ورودی شما نمایش داده نمی شوند.
از همه بهتر ، شما می‌توانید Clean Email را به صورت رایگان امتحان کنید و فقط در صورت تمایل هزینه را پرداخت کنید. از آنجا که Clean Email با سرور به سرور صندوق پستی شما ارتباط برقرار می‌کند، نیازی به بارگیری پیام‌های ایمیل و پیوست‌های حساس به دستگاه همراه یا دسک تاپ شما نیست، و داده‌های شخصی شما را ایمن نگه می‌دارد.
در حقیقت ، Clean Email یکی از چند راه حل نرم افزاری مدیریت ایمیل است که کاملاً با الزامات جدید سیاست حفظ حریم خصوصی Gmail سازگار است.
- EmailAnalytics
این روزها افراد بیشتر از هر زمان دیگری از راه دور کار می‌کنند. این برنامه برای مدیریت فعالیت ایمیل شما طراحی شده است و به شما امکان دسترسی آسان به ایمیل‌های ارسالی ، ایمیل‌های دریافتی و ترافیک ایمیل بر اساس ساعت روز و هفته را می‌دهد.
علاوه‌بر این ، این ابزار میانگین زمان پاسخ به ایمیل (برای شما و همچنین افرادی که به شما ایمیل ارسال می کنند) را محاسبه می‌کند ، این یک KPI مهم برای تیم‌های فروش و خدمات مشتری است.
تجزیه و تحلیل در نمودارها ، جداول و نمودارهای بصری در یک داشبورد نمایش داده می‌شوند که مشاهده آمار را برای شما یا هر یک از اعضای تیم آسان می‌کند. یکی از بهترین ویژگی‌‌‌ها در مورد EmailAnalytics این است که هر روز خلاصه گزارش ایمیل را برای شما ارسال می‌کند که فعالیت شما و تیم شما را در روز قبل (یا هفته ، انتخاب شما) نشان می‌دهد.
- Mailbird
اگر شما از بیش از یک سرویس ایمیل رایگان یا پولی استفاده می‌کنید ، باید از Mailbird به عنوان سرویس گیرنده ایمیل خود استفاده کنید. با استفاده از آن می‌توانید همه ایمیل‌ها و مخاطبین خود را از چندین حساب به راحتی در یک صندوق ورودی یکپارچه مدیریت کنید.
از آنجا که همه پیام‌های ایمیل در زمان مناسب نمی‌رسند ، Mailbird به کاربران خود این گزینه را می‌دهد که برای بعداً آنها را به تعویق بیندازد و به آنها این امکان را می‌دهد تا روی آنچه در حال حاضر باید انجام شود تمرکز کنند و بعداً به آنها بازگردند.
با Speed Reader ، می‌توانید خلاصه ایمیل‌های طولانی را در کمترین زمان بخوانید. اگر ایمیل بخشی اساسی از روند کار روزانه شما است ، از میانبرهای صفحه کلید Mailbird برای بایگانی ، پاسخ دادن ، بازارسال و بسیاری از فعالیت‌های دیگر استفاده کنید. تاکنون Mailbird به 17 زبان از سراسر جهان ترجمه شده است و توسعه دهندگان آن متعهد شده‌اند که پشتیبانی چندزبانه آن را حتی بهتر کنند.
Mailbird به شدت قابل تنظیم است و مدل‌های قیمت گذاری آن برای همه مناسب است. نسخه رایگان Mailbird برای اهداف تجاری قابل استفاده نیست و فاقد بسیاری از ویژگی‌های مفید است.
Mailbird ثابت می‌کند که ایمیل می‌تواند به همان اندازه سرویس‌های پیام رسان فوری مدرن در دسترس و راحت باشد. ساختار قیمت انعطاف پذیر آن را حتی برای کاربران خانگی که بودجه محدودی دارند نیز در دسترس قرار می‌دهد و تخفیف‌های عمده آن را به گزینه‌ای جذاب برای Microsoft Outlook تبدیل می کند.
- SaneBox
SaneBox رویکردی منحصر به فرد برای مدیریت ایمیل ارائه می‌دهد. به حساب ایمیل شما متصل می‌شود و چندین پوشه ایجاد می‌کند ، که از آنها برای سازماندهی خودکار ایمیل‌های شما استفاده می‌کند.
پوشه SaneLater برای ایمیل‌های مهم ، پوشه SaneNews برای خبرنامه‌ها و پوشه SaneCC برای ایمیل‌های CC’d در نظر گرفته شده است. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که پوشه‌های SaneBox خود را هر چند وقت یک بار با هر سرویس گیرنده ایمیل بررسی کرده و اشتباهات انجام شده توسط SaneBox را اصلاح کنید.
بزرگترین مزیت این روش این است که شما نیازی به یادگیری نحوه استفاده از یک برنامه جدید را ندارید. از آنجا که SaneBox از سال 2010 به کاربران ایمیل کمک می‌کند تا هرزنامه را از بین ببرند ، الگوریتم‌های آن بسیار تبحر یافته و دقت آنها بسیار عالی است. وقتی اشتباهی مرتکب شدند ، می‌توانید به راحتی و تنها با چند کلیک آن را اصلاح کنید.
- SpamTitan
SpamTitan در مقایسه با سایر نرم افزارهای مدیریت ایمیل ، محصول خود را مقرون به صرفه می‌داند ، اما چنین نیست. هزینه SpamTitan در همه سیستم عامل‌ها ، یعنی Mac و Windows یکسان است. SpamTitanابزاری برای مدیریت ایمیل است که در بیش از صد کشور به کاربران خدمات ارائه می‌دهد.
آنها زیرمجموعه شرکت CopperFasten هستند که در سال 1999 توسط کارشناسان صنعت تاسیس شد. شرکت تابعه SpamTitan در سال 2006 تاسیس شد ، و از آن زمان به بعد ، یکی از بهترین محافظت از نامه را برای مشاغل مختلف صنعت ارائه داده است.
SpamTitan یکی از سیستم‌های پیشرو مدیریت ایمیل است که امنیت پست الکترونیکی را در سطح بسیار پیشرفته‌ای ارائه می‌دهد.
